檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。
規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。
傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。
由于大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導致各個管理系統(tǒng)之間標準不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢;同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。
上述情形，常常使企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營等項工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導致管理混亂，重復投入，工作成本無意義提高等問題的出現(xiàn)。現(xiàn)代新興的檔案管理理念是以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設，信息流動渠道的設計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應有的支持作用。
