淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用
摘要：
人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)�？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。
關(guān)鍵詞：
人事檔案管理;人力資源管理;作用
人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法，它強(qiáng)調(diào)開發(fā)員工的潛能對(duì)獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢(shì)有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心，高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊(duì)伍，最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一，使組織成長與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。
人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史
記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國家檔案的
重要組成部分。
由此可見，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容(包括個(gè)人簡歷、德能勤績等)是人力資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，
互相促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推
動(dòng)人力資源的開發(fā)。
一、人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用
1.有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才;依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。
2.促進(jìn)人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
3.有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對(duì)分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測(cè)必然是盲
目的。
二、人事檔案管理不足對(duì)人力資源開發(fā)的負(fù)面作用
人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展出現(xiàn)了新的趨勢(shì)(最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢(shì)”，如流動(dòng)性、電子化(或叫“網(wǎng)絡(luò)化”)，而目前人事檔案管理存在的不足，已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，并對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響，主要表現(xiàn)在以下方面：
1.檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。真實(shí)性是檔案的基本特性，沒有真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值，失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小，學(xué)歷越填越高，工齡越填越長，有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn)，使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性，使得人力資源計(jì)劃中的配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃不能正確制定，必將對(duì)當(dāng)前配置及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響，從而有可能使組織錯(cuò)過發(fā)展機(jī)遇。
2.檔案材料內(nèi)容簡單雷同，降低了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的參考價(jià)值。人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長的真實(shí)寫照，本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然，如見其人。然而，如今人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個(gè)性特色，失去真正意義上的參考價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。
3.個(gè)人檔案材料分散、缺失，破壞了人事檔案的整體性，降低了人力資源的效力。人事檔案歸檔過程應(yīng)是一個(gè)前后銜接、有機(jī)統(tǒng)一的整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個(gè)人不夠重視，致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分材料滯留在原單位;學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校;取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里，等等�，F(xiàn)階段人才流動(dòng)性大，各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才，采取一系列措施吸引人才，包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象，破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源的效力。
4.人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發(fā)�，F(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化，及時(shí)有效地提供各種信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點(diǎn)，缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識(shí)，無法為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)。
三、改進(jìn)人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理必須要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應(yīng)人力資源管理的新要求，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。
1.切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求;要讓他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過去坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案的局面。
2.建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
3.加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
