比爾·蓋茨工作方式

思而思學網(wǎng)
北京4月10日,國外媒體近日刊登了微軟董事會主席比爾·蓋茨的一篇文章,文中詳細描述了蓋茨每天的工作方式。從中可以看出,隨著數(shù)字時代的來臨,數(shù)字工具成為蓋茨日常工作中必不可少的一部分。下面是文章的部分內(nèi)容:
回顧微軟過去30年的歷史,以及工作模式的轉(zhuǎn)變,真有些讓人難以置信。最終,我們距離數(shù)字工作風格越來越近。在我的辦公室里,已經(jīng)沒有太多文件。我的辦公桌上擺著三臺顯示器,它們通過同步構成了一個單一桌面,我可以將項目從一個屏幕拖動到另一個屏幕。如果你擁有如此大的顯示區(qū)域,就很難再會它,因為它可以直接影響到工作效率。
左邊的屏幕主要用于顯示我的電子郵件列表,中間的屏幕顯示我正在閱讀或回復的電子郵件,我的瀏覽器在右邊的屏幕上。通過這樣的設置,我可以在工作時順便察看是否有新的郵件。如果有新郵件,我可以打開電子郵件中的鏈接并瀏覽相關網(wǎng)頁,而電子郵件中的內(nèi)容并不會脫離我的視野。
在微軟,電子郵件已經(jīng)成為了最常用的通信媒介,超過了電話、文檔、博客、公告板甚至會議(微軟的電子郵箱集成了語音郵件和傳真功能)。我每天都要收到約100封電子郵件,通過郵件過濾機制,我接收的電子郵件全部來自于曾經(jīng)同我有通信聯(lián)系或者我認識的人,例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。與此同時,助理也會向我提供一份其它電子郵件列表,這些郵件全部來自于許可列表之外的公司或個人。通過這一方式,我可以在第一了解人們對于微軟的及需求。
我們所面臨的挑戰(zhàn)并不是如何通過電子郵件高效率通信,而是要確保將用于最重要的電子郵件。為此我使用了類似于“郵箱規(guī)則”的工具和搜索目錄,以按照內(nèi)容和重要性為信息作標記或分組。我并不看重日程表,而是主要采用電子郵件、桌面目錄和網(wǎng)絡日歷。因此當?shù)竭_辦公室之后,我可以將主要精力放在作了標記的電子郵件上,并檢查用于跟蹤特別項目和特別博客的目錄。
如果收到新郵件,Outlook也會在右側(cè)屏幕底部顯示一個提醒框。除非看到高優(yōu)先級的主題,否則我通常會視而不見。我們都會遇到這樣兩個難題:信息過剩和信息不足。信息過剩并不意味著我們獲得了正確的信息,或者同合適的人員建立了聯(lián)系。為了解決這一問題,我使用了SharePoint,該工具可以就特定項目創(chuàng)建協(xié)作網(wǎng)站,其中包含、日程、討論板和其它各種信息。
目前,我已經(jīng)為“思考周”(ThinkWeek)做好準備。今年5月,我將從微軟離開一周,仔細閱讀微軟員工所撰寫的100篇或更多論文,這些論文主要同微軟和未來科技有關。“思考周”是我保持了12年的傳統(tǒng),過去只有我一個人閱讀論文并發(fā)表評論,而現(xiàn)在這一過程已經(jīng)全部數(shù)字化,并面向整個微軟公開。通過這樣的舉措,我選擇論文的效率大大提升,同時員工也可以實時看到我發(fā)表的評論。
微軟目前擁有5萬多名員工,因此當我思考“網(wǎng)絡支付系統(tǒng)的未來如何”等問題時,我都會將它們寫下來,而員工看到后就會發(fā)表他們自己的意見。SharePoint可以幫助我同更多公司員工取得聯(lián)系,它就像是一個允許所有用戶編輯和討論的超級網(wǎng)站,如果出現(xiàn)你感興趣的內(nèi)容,SharePoint就會發(fā)出提醒。
另一個影響我工作效率的數(shù)字工具是桌面搜索,它了我訪問PC、服務器和互聯(lián)網(wǎng)上數(shù)據(jù)和信息的方式。隨著大容量硬盤的出現(xiàn)以及網(wǎng)絡帶寬的增加,我的PC和服務器上已經(jīng)存儲了大量的信息,其中包括電子郵件、文檔、媒體文件和通信數(shù)據(jù)庫等等。桌面搜索的出現(xiàn),使我在搜索一個文件時無需打開每個目錄,而只要在工具條中輸入搜索項即可。這樣的體驗同樣適用于電子郵件地址和電話號碼搜索。
報紙已經(jīng)不再是我日常工作的重要組成部分,我閱讀的90%新聞都來自于互聯(lián)網(wǎng)。當出外參加會議時,我都會隨身攜帶一臺平板電腦,它與我辦公室的電腦完全同步,因此我可以隨時獲得需要的所有文件。此外,我的平板電腦上還安裝了一個名為“OneNote”的便箋記錄和管理軟件,所以我所有的便箋都采用了數(shù)字格式。
引入各種高科技產(chǎn)品的同時,我的辦公室里仍然保留著一塊白色書寫板。我擁有各種顏色的筆,可以隨時將自己的想法記錄在書寫板上。在一些微軟辦公室里,書寫板上的內(nèi)容可以直接傳送到計算機中,這時它就像是一臺巨大的平板電腦。我的書寫板目前還不具有這樣的功能,但明年我也許會獲得一塊數(shù)字書寫板。

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