員工離職一般是兩種情形，一是員工主動離職，其二是公司主動辭退。對于HR經理而言，處理員工離職是件不輕松的事情。而處理好員工離職的面談管理，在HR的工作中既要注意方式，也不能疏虞細節(jié)。那么，在實際工作中如何處理好這兩類離職的員工的溝通工作呢?
首先，我們先談主動離職員工的溝通面談管理工作。
一般而言，員工提出離職不外乎三個方面，即來自外部因素的干擾，比如受社會價值觀趨勢的影響、交通環(huán)境的影響及更好的工作機會等原因;二是受企業(yè)組織內部因素的影響，比如薪資福利不佳、不滿上司領導風格、缺乏升遷發(fā)展機會、工作負荷過重壓力大、不受重視無法發(fā)揮才能等;三是來自個人因素，比如家庭原因、人格特質、職業(yè)屬性以及個人成就動機因素。
出現(xiàn)上述的情況，都可能產生員工離職的事情發(fā)生。當員工一旦確定要離開公司，除了依照公司標準化的離職作業(yè)程序，包括填寫離職單、離職面談、核準離職申請、業(yè)務交接、辦公用品移交、監(jiān)督交接、人員退保、離職生效、資料存檔到整合離職原因的一系列程序之外，離職面談是相當重要的一環(huán)。
行之有效的離職面談，可以幫助HR了解到員工離職的真正動因，幫助公司改進制度、管理、績效等方面可能存在的不足，甚至及時留下那些并非不可抗力導致離職的核心員工。員工離職對組織會造成很多影響，一旦離職的事實發(fā)生雙方也都應以開闊的胸襟坦然面對，共同找出問題癥結。即使公司與員工雙方無法再繼續(xù)共事下去，也不應有產生傷害對方的情形發(fā)生。由于離職者的心態(tài)多半是對公司產生不滿，一旦離開后可能會有詆毀公司的情形發(fā)生，對于企業(yè)形象會有很大的影響，因此做好離職管理可以預防很多不利于公司的行為發(fā)生。
HR經理如何做好離職員工的面談工作呢?可以從以下方面入手：
一、面談前的準備工作。
不要讓面談處于壓抑的環(huán)境空間中，因此面談的地點應該選擇在輕松、明亮的空間里進行，包括準備有助于舒緩氣氛，緩解情緒的飲料。面談時間最好控制在20-40分鐘之間。過短顯得倉促，不宜于做深入的溝通，同時也可能讓員工產生不被尊重的感覺;過長，可能會出現(xiàn)冷場的尷尬氣氛。另外，離職者的個人基本資料、離職申請書、以往考核紀錄表也應妥善準備，以正確掌握離職真正原因，這也可讓離職者感受到面談者對于當事人的重視程度而非衍了事。
二、面談當中的溝通技巧
員工在離職的情況下，心態(tài)通常容易走兩種極端，一是滿不在乎，對溝通不予以配合，敷衍了事;二是抱怨頗多，甚至出現(xiàn)一些情緒化的語言。所以，在溝通過程中，應該卸去彼此對立的立場與身份，建立彼此對等互信的關系，才能讓溝通在適宜的氣氛下進行，并獲得有價值的信息，HR可以給員工倒杯茶水，以營造輕松的環(huán)境。在面談的過程當中，應隨時察言觀色，設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線，專注傾聽其所抱怨的人或事，HR的角色應該是多聽少說，適當?shù)奶岢鰡栴}即可。當被面談者產生防衛(wèi)的情形，應該要及時的關心他的感受，不要唐突地介入問題，更不可做任何的承諾，最重要的是要將面談重點記錄下來，便于之后的分析整理工作。善于傾聽，在溝通過程中更為重要。
三、面談之后的處置
面談結束之后，應將面談紀錄匯整，針對內容分析整理出離職真正原因，并且提出改善建議以防范類似原因再度發(fā)生。
其次是關于與被解聘員工的面談溝通。
裁員，對于工作的執(zhí)行者HR而言，是件有些痛苦的事情。這種看來缺乏人情味不討好的工作，卻更需要注重細節(jié)，盡可能地有效處理，既能夠不影響公司的正常生產管理，又不使被裁員工產生消極負面的影響。因為公司裁員或者解聘而產生的離職面談工作需要注意以下細節(jié)：
一、最好不要提交員工的表現(xiàn)
過多談及員工優(yōu)秀，而現(xiàn)實是被裁被辭退這會讓員工很壓抑與不滿;而言及員工工作如何不行，又容易使員工產生挫敗感，所以，溝通中最好不要提起是因為員工表現(xiàn)的原因。特別那些與員工表現(xiàn)無關的裁員，只需強調基于經濟不景(或公司并購，或結構調整)的客觀原因才裁員，請員工不要懷疑自己的能力和表現(xiàn)，幫助他們正面面對;即使是因表現(xiàn)不好，也不要在這時候打擊他，盡量寬容地說，不是你不行，而是這崗位不適合你而已。
二、不要過分保持立場化身份去辯解
員工這個時候恐怕最不愿意聽到的是HR告訴他，這個裁員(辭退)決定是如何正確與偉大，過多談及此容易引起爭辯，產生很糟糕的結局，即傷了個人之間的和氣，又不利于員工離職后對公司可能帶來的口碑與評價。
三、不要過多安慰
這個時候的安慰，可能更多的是讓他產生是風涼話的誤會。安慰適度不宜過度。
四、不要做任何額外的承諾
即便你想給予他更多的幫助，也不要在這樣的場合下給予任何形式的承諾。更不要以公司的名義私自進行承諾，一旦日后無法兌現(xiàn)，麻煩會更大。這個時候承諾成了空頭支票，會讓人覺得上當受騙，以及對公司及HR產生不信任。
五、不要說個人的看法
記住，你是代表公司與員工在溝通，諸如“我認為你很優(yōu)秀，這次裁員(辭退)不妥”等這樣的話，即便你是處于安慰的好意，也切記不能說。這容易讓員工心存留下來的幻想，難以坦然接受辭退的決定，甚至與你產生糾纏;
六、不要提及其他員工
不要告訴他，誰也在此次辭退(裁員)之列，以此希望他找到平衡與坦然接受是不可取的，如果裁員(辭退)計劃不是公開性質的，這樣的結果可能導致公司內部流言四起，影響軍心。
最后，這類辭退裁員的溝通面談時間，最好控制在10-20分鐘之內。把辭退的原因與決定告之清楚，即可結束溝通面談，時間過長，反而更加影響對方的情緒。當然，個別特例，另當別論。
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