流程優(yōu)化方法
流程優(yōu)化作為企業(yè)管理的戰(zhàn)略選擇，是與流程重組相對(duì)應(yīng)的。因?yàn)榱鞒讨亟M強(qiáng)調(diào)劇烈的變革和急速的重塑，除了哪些準(zhǔn)備充分的企業(yè)或是瀕臨絕境的企業(yè)作此選擇之外，多數(shù)企業(yè)都尋求漸進(jìn)的改善，即流程優(yōu)化。
流程優(yōu)化作為設(shè)計(jì)方法是流程梳理的繼續(xù)。本章就從流程優(yōu)化設(shè)計(jì)的角度介紹優(yōu)化方法和優(yōu)化步驟。
一、流程優(yōu)化的三個(gè)原則。
流程優(yōu)化原則是基于流程管理八大原則基礎(chǔ)之上的具體要求。
1、 刪除無(wú)效流程原則。
凡是認(rèn)定對(duì)企業(yè)價(jià)值增值無(wú)效的活動(dòng)統(tǒng)統(tǒng)刪除。前面決策分類章節(jié)中的兩個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程圖，企業(yè)之前的報(bào)銷(xiāo)簽字環(huán)節(jié)多達(dá)八人次，經(jīng)過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，其中有五個(gè)崗位簽字是無(wú)效活動(dòng)，最后大家討論決定刪除這五個(gè)崗位的簽字活動(dòng)。優(yōu)化流程只考慮工作需要，不考慮照顧“情面”。，大膽將那些過(guò)去僅僅是用來(lái)“顯示”上級(jí)權(quán)威的活動(dòng)刪除。
流程優(yōu)化的最高境界是“缺一不可”。 “氨基酸組合效應(yīng)”用于流程優(yōu)化非常恰當(dāng)。組成人體蛋白的八種氨基酸，只要有一種含量不足，其他七種就無(wú)法合成蛋白質(zhì)。當(dāng)缺一不可時(shí)，一就是一切。企業(yè)在進(jìn)行流程優(yōu)化時(shí)，不妨大膽借鑒“氨基酸組合效應(yīng)”，將所有可有可無(wú)的環(huán)節(jié)、可有可無(wú)的活動(dòng)統(tǒng)統(tǒng)砍掉。
2、 合并低效流程原則。
找出現(xiàn)有活動(dòng)的阻塞環(huán)節(jié)，合并分散活動(dòng)，改善低效活動(dòng)。將上級(jí)的工作轉(zhuǎn)移到下級(jí)員工，將層層轉(zhuǎn)手的工作集中到一個(gè)崗位，將后臺(tái)決策轉(zhuǎn)移到一線員工。
3、 挖掘高效流程原則。
集思廣益，找出本企業(yè)員工最好的做法。大膽借鑒，吸納本行業(yè)最優(yōu)做法。鼓勵(lì)創(chuàng)新，吸收員工的創(chuàng)新建議。挖掘團(tuán)隊(duì)的智慧，挖掘員工的潛力。
二、 流程優(yōu)化的三個(gè)方法
1、 時(shí)間導(dǎo)向法
一切節(jié)省都可以歸結(jié)為時(shí)間的節(jié)省。高效流程的主要特征就是快速反應(yīng)。凡是可以明確時(shí)間的流程都盡可能按最佳完成時(shí)間設(shè)計(jì)。
2、 成本導(dǎo)向法
投入產(chǎn)出最大化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理追求的目標(biāo)，流程設(shè)計(jì)也不例外。承擔(dān)流程責(zé)任的崗位人工成本要考慮，流程投入的整體成本也要考慮。投入沒(méi)有回報(bào)或者回報(bào)極少的流程就要考慮簡(jiǎn)化或合并。
筆者曾經(jīng)參與過(guò)一個(gè)零售業(yè)商品驗(yàn)收流程的優(yōu)化，把一個(gè)大家習(xí)以為常的流程進(jìn)行了大刀闊斧的改造。原有流程參加商品驗(yàn)收的崗位多達(dá)七人次，經(jīng)過(guò)半天時(shí)間的激烈討論，只保留了二個(gè)崗位參與驗(yàn)收，僅僅人工成本一個(gè)月就節(jié)約了二萬(wàn)元，還沒(méi)有計(jì)算其間接收益。
3、 價(jià)值貢獻(xiàn)法
價(jià)值貢獻(xiàn)法與前面兩個(gè)方法不同，它不是減少時(shí)間也不是減少成本，而是需要增加投入。為了滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展需要，企業(yè)在投入同比增加的情況下能夠創(chuàng)造更大的價(jià)值，就是價(jià)值貢獻(xiàn)法。企業(yè)在處理顧客投訴上的投入、在咨詢培訓(xùn)上的投入就屬于價(jià)值貢獻(xiàn)法。當(dāng)然，價(jià)值貢獻(xiàn)法是以結(jié)果來(lái)判斷成效的。
三、 流程優(yōu)化的八個(gè)步驟
流程優(yōu)化是牽涉全局的管理工作，必須全員重視、全員參與。絕不可少數(shù)人閉門(mén)造車(chē)。因此，現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行流程優(yōu)化需要成立項(xiàng)目組，需要組織流程設(shè)計(jì)小組，讓部分員工執(zhí)筆，其他員工參與優(yōu)化完善。筆者在流程優(yōu)化實(shí)踐中總結(jié)的八步法則，效果明顯，值得推廣：
第一步設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)，完成初步設(shè)計(jì);
第二步征求流程涉及的各崗位員工意見(jiàn)，使之具有可操作性;
第三步設(shè)計(jì)小組優(yōu)化討論，使各流程之間相互銜接;
第四步企業(yè)高層主持討論補(bǔ)充完善，確保不留運(yùn)行空白;
第五步企業(yè)負(fù)責(zé)人主持討論審批，使之具有本企業(yè)的“法規(guī)”效力;
第六步廣泛開(kāi)展宣傳教育，使新的流程管理思想、方法深入人心;
第七步全面試行，用實(shí)踐檢驗(yàn)流程優(yōu)化的效果;
第八步總結(jié)完善，將試行中反饋的問(wèn)題進(jìn)一步完善。
流程優(yōu)化最根本的目的是整體效率最優(yōu)。流程優(yōu)化要達(dá)到“米格—25效應(yīng)”，而不是古人的“三個(gè)和尚挑水吃效應(yīng)”。
流程優(yōu)化是一個(gè)持續(xù)改善的過(guò)程，不可能一蹴而就、一勞永逸。
注釋：米格—25效應(yīng)：前蘇聯(lián)研制的米格—25噴氣式戰(zhàn)斗機(jī)的許多零部件與美國(guó)的相比都落后，但因設(shè)計(jì)者考慮了整體性能，故能在升降、速度、應(yīng)急反應(yīng)等方面成為當(dāng)時(shí)世界一流。所謂最佳整體，乃是個(gè)體的最佳組合，1+1〉2.
流程組織管理、管理制度、三四級(jí)流程圖設(shè)計(jì)要訣等略
