有效溝通，已經(jīng)成為各類機(jī)構(gòu)的管理者和員工最為關(guān)心的問題，但由于溝通媒介泛濫，導(dǎo)致經(jīng)理人無(wú)所適從，以至于再也沒人能準(zhǔn)確把握溝通的內(nèi)容，組織內(nèi)部的溝通隔閡反而因此擴(kuò)大了。溝通失敗的根本原因在于，缺乏對(duì)溝通的實(shí)質(zhì)和目的的了解，所以非常有必要了解彼得·德魯克提出的有效溝通的四個(gè)基本法則。
法則一：溝通是一種感知
禪宗曾提出過一個(gè)問題，“若林中樹倒時(shí)無(wú)人聽見，會(huì)有聲響嗎?”答曰：“沒有。”樹倒了，確實(shí)會(huì)產(chǎn)生聲波，但除非有人感知到了，否則，就是沒有聲響。溝通只在有接受者時(shí)才會(huì)發(fā)生。
與他人說話時(shí)必須依據(jù)對(duì)方的經(jīng)驗(yàn)。如果一個(gè)經(jīng)理人和一個(gè)半文盲員工交談，他必須用對(duì)方熟悉的語(yǔ)言，否則結(jié)果可想而知。談話時(shí)試圖向?qū)Ψ浇忉屪约撼Ｓ玫膶ｉT用語(yǔ)并無(wú)益處，因?yàn)檫@些用語(yǔ)已超出了他們的感知能力。接受者的認(rèn)知取決于他的教育背景、過去的經(jīng)歷以及他的情緒。如果溝通者沒有意識(shí)到這些問題的話，他的溝通將會(huì)是無(wú)效的。另外，晦澀的語(yǔ)句就意味著雜亂的思路，所以，需要修正的不是語(yǔ)句，而是語(yǔ)句背后想要表達(dá)的看法。
有效的溝通取決于接受者如何去理解。例如經(jīng)理告訴他的助手：“請(qǐng)盡快處理這件事，好嗎?”助手會(huì)根據(jù)老板的語(yǔ)氣、表達(dá)方式和身體語(yǔ)言來判斷，這究竟是命令還是請(qǐng)求。德魯克說：“人無(wú)法只靠一句話來溝通，總是得靠整個(gè)人來溝通。”
所以，無(wú)論使用什么樣的渠道，溝通的第一個(gè)問題必須是，“這一訊息是否在接受者的接收范圍之內(nèi)?他能否收得到?他如何理解?”
法則二：溝通是一種期望
對(duì)管理者來說，在進(jìn)行溝通之前，了解接受者的期待是什么顯得尤為重要。只有這樣，我們才可以知道是否能利用他的期望來進(jìn)行溝通，或者是否需要用“孤獨(dú)感的震撼”與“喚醒”來突破接受者的期望，并迫使他領(lǐng)悟到意料之外的事已經(jīng)發(fā)生。因?yàn)槲覀兯煊X到的，都是我們期望察覺到的東西;我們的心智模式會(huì)使我們強(qiáng)烈抗拒任何不符合其“期望”的企圖，出乎意料之外的事通常是不會(huì)被接收的。
一位經(jīng)理安排一名主管去管理一個(gè)生產(chǎn)車間，但是這位主管認(rèn)為，管理該車間這樣混亂的部門是件費(fèi)力不討好的事。經(jīng)理于是開始了解主管的期望，如果這位主管是一位積極進(jìn)取的年輕人，經(jīng)理就應(yīng)該告訴他，管理生產(chǎn)車間更能鍛煉和反映他的能力，今后還可能會(huì)得到進(jìn)一步的提升;相反，如果這位主管只是得過且過，經(jīng)理就應(yīng)該告訴他，由于公司精簡(jiǎn)人員，他必須去車間，否則只有離開公司。
法則三：溝通產(chǎn)生要求
一個(gè)人一般不會(huì)做不必要的溝通。溝通永遠(yuǎn)都是一種“宣傳”，都是為了達(dá)到某種目的，例如發(fā)號(hào)施令、指導(dǎo)、斥責(zé)或款待。溝通總是會(huì)產(chǎn)生要求，它總是要求接受者要成為某人、完成某事、相信某種理念，它也經(jīng)常訴諸激勵(lì)。換言之，如果溝通能夠符合接受者的渴望、價(jià)值與目的的話，它就具有說服力，這時(shí)溝通會(huì)改變一個(gè)人的性格、價(jià)值、信仰與渴望。假如溝通違背了接受者的渴望、價(jià)值與動(dòng)機(jī)時(shí)，可能一點(diǎn)也不會(huì)被接受，或者最壞的情況是受到抗拒。
宣傳的危險(xiǎn)在于無(wú)人相信，這使得每次溝通的動(dòng)機(jī)都變得可疑。最后，溝通的訊息無(wú)法為人接受。全心宣傳的結(jié)果，不是造就出狂熱者，而是譏諷者，這時(shí)溝通起到了適得其反的效果。
一家公司員工因?yàn)楣ぷ鲏毫Υ�，待遇低而產(chǎn)生不滿情緒，紛紛怠工或準(zhǔn)備另謀高就，這時(shí)，公司管理層反而提出口號(hào)“今天工作不努力，明天努力找工作”，就會(huì)更加招致員工反感。
法則四：信息不是溝通
公司年度報(bào)表中的數(shù)字是信息，但在每年一度的股東大會(huì)上董事會(huì)主席的講話則是溝通，當(dāng)然這一溝通是建立在年度報(bào)表中的數(shù)字之上的。溝通以信息為基礎(chǔ)，但和信息不是一回事。
信息與人無(wú)涉，不是人際間的關(guān)系。它越不涉及諸如情感、價(jià)值、期望與認(rèn)知等人的成分，就會(huì)越有效力且越值得信賴。信息可以按邏輯關(guān)系排列，技術(shù)上也可以儲(chǔ)存和復(fù)制。信息過多或不相關(guān)都會(huì)使溝通達(dá)不到預(yù)期效果。而溝通是在人與人之間進(jìn)行的。信息是中性的，而溝通的背后都隱藏著目的。溝通由于溝通者和接受者認(rèn)知和意圖不同顯得多姿多彩。
盡管信息對(duì)于溝通來說必不可少，但信息過多也會(huì)阻礙溝通。“越戰(zhàn)”期間，美國(guó)國(guó)防部陷入到了鋪天蓋地的數(shù)據(jù)中。信息就像照明燈一樣，當(dāng)燈光過于刺眼時(shí)，人眼會(huì)瞎。信息過多也會(huì)讓人無(wú)所適從。
德魯克提出的四個(gè)“簡(jiǎn)單”問題，可以用來自我檢測(cè)，看看你是否能在溝通時(shí)去運(yùn)用上述法則和方法：
一個(gè)人必須知道說什么;一個(gè)人必須知道什么時(shí)候說;一個(gè)人必須知道對(duì)誰(shuí)說;一個(gè)人必須知道怎么說。
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