這種會(huì)議不但不會(huì)讓你的團(tuán)隊(duì)更有效率，相反它會(huì)讓你們更難把事情做完。
許多工作場所都會(huì)舉行頻繁的會(huì)議，一個(gè)團(tuán)隊(duì)的所有人聚在一起(實(shí)際地聚在一起或者是虛擬地聚在一起)對(duì)他們各自的項(xiàng)目狀態(tài)做口頭匯報(bào)。
這些“更新會(huì)議”(又名“員工會(huì)議”)據(jù)稱會(huì)有用，因?yàn)樗麄児膭?lì)“更好的溝通”。但是我不敢茍同。
在我看來，只有在團(tuán)隊(duì)成員之間有必要協(xié)調(diào)活動(dòng)的時(shí)候才要進(jìn)行溝通。如果這種需求不存在，那么“更好的溝通”只會(huì)造成干擾。
例如，從事商業(yè)程序研究工作的程序員不需要知道市場營銷活動(dòng)的狀態(tài)。同樣，市場部門的人也不需要知道技術(shù)里程碑的細(xì)節(jié)。
作為一般的規(guī)則，商業(yè)溝通應(yīng)該建立在“需要知道”的基礎(chǔ)上，并非要保密，而是因?yàn)槿绻悴恍枰私饽撤N東西，你再去考慮這種東西就是在浪費(fèi)時(shí)間和精力。
然而，為了便于討論，讓我們假設(shè)你的團(tuán)隊(duì)確實(shí)需要更好的溝通。如果是這樣，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員書寫并且分發(fā)一份總結(jié)會(huì)更加有效，而不是舉行更新會(huì)議。
計(jì)算一下
我們想象你在一個(gè)擁有10個(gè)人的團(tuán)隊(duì)中。如果一次更新會(huì)議中每個(gè)人需要15分鐘，那么你消耗掉每個(gè)人的時(shí)間是150分鐘，所有人的時(shí)間加起來是1500分鐘(即，一次10個(gè)人參加的2個(gè)半小時(shí)的會(huì)議)。
相比之下，如果每個(gè)人都花15分鐘的時(shí)間寫一篇總結(jié)，你消耗掉的書寫時(shí)間是150分鐘，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人閱讀(或者略讀)的速度要比他們聽的速度快上10倍，所以每個(gè)人只需要再用15分鐘就可以看完(也就是1.5 X 10)，所有人閱讀的總時(shí)間為150分鐘，因此所有人用的時(shí)間總計(jì)為300分鐘。
因此，寫總結(jié)的效率比更新會(huì)議的效率要高出5倍。
但是，讓我們假設(shè)團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人寫東西都很慢，每個(gè)人需要30分鐘的時(shí)間寫狀態(tài)總結(jié)。那么花費(fèi)在寫總結(jié)上的總時(shí)間就是300分鐘。
同樣，我們也假設(shè)團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員都有點(diǎn)愚鈍，需要三分鐘去瀏覽每一份總結(jié)。在閱讀上花費(fèi)的時(shí)間就是300分鐘，人們用的總時(shí)間加起來就是600分鐘。
這樣做仍然比在會(huì)議上給出最新狀態(tài)的效率高出2.5倍。
迫使關(guān)注
總結(jié)與會(huì)議相比還有其它優(yōu)勢。寫總結(jié)迫使你專注于真正重要的事情。它也允許團(tuán)隊(duì)成員在閱讀的時(shí)候略過與他們無關(guān)的信息。
此外，想要進(jìn)行一次更新會(huì)議，你必須要協(xié)調(diào)每個(gè)人的時(shí)間表，這就意味著要有路上的時(shí)間、啟動(dòng)時(shí)間、連接設(shè)備等等的時(shí)間。相比之下，寫總結(jié)和看總結(jié)都是在作者和讀者方便的時(shí)候進(jìn)行。
更新會(huì)議還有轉(zhuǎn)變?yōu)殚e扯的傾向，每個(gè)人都必須要通過評(píng)論或者反對(duì)其他人說的所有事情來證明他或她重要。如果你曾經(jīng)在某個(gè)地方工作過，你會(huì)知道我在此說的是什么意思。這樣的活動(dòng)不僅僅是徒勞的，而且還會(huì)適得其反。
此外，根據(jù)我的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，更新會(huì)議比其它類型的會(huì)議更容易陷入鼠洞。
有些人可能沒有聽過鼠洞這個(gè)術(shù)語，它的意思是對(duì)你不能采取任何行動(dòng)的事情(例如經(jīng)濟(jì))或者某些本質(zhì)上很愚蠢的東西進(jìn)行討論(就像“我們的產(chǎn)品真的符合Web 3.0嗎?”)。
更新會(huì)議的與會(huì)者能否浮出鼠洞并非是未知數(shù)，因?yàn)樗麄兊臓顟B(tài)報(bào)告包含不好的消息，所以他們想要拖延時(shí)間。然而，這個(gè)策略對(duì)于寫總結(jié)來說并不適用。
簡而言之，雖然舉行啟動(dòng)會(huì)議和討論接下來做什么的會(huì)議可能會(huì)有用，但是僅僅為了獲得每個(gè)人最新狀態(tài)的會(huì)議是在浪費(fèi)時(shí)間(因此是在浪費(fèi)金錢)。
