員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案：
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
