一、決定
(一)決定的概念
決定是具有規(guī)定性與領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性的公文
(二)決定的結(jié)構(gòu)
1.標(biāo)題。寫明發(fā)布機(jī)關(guān)的名稱、事由及支種。
2.正文。一般由制發(fā)文件的依據(jù)、決定事項(xiàng)與執(zhí)行要求三大部分組成。在文件的結(jié)尾要提出要求，發(fā)出號召或說明有關(guān)事項(xiàng)。
3.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及成文日期。
(三)各種決定的撰寫要點(diǎn)
1.對重要事項(xiàng)(事件)做出安排的決定。通常用于表彰、懲處事項(xiàng)的處理，如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事安排、對某一突發(fā)事件的處理等。撰寫這種決定要求主題集中、重點(diǎn)突出、根據(jù)充分、事實(shí)準(zhǔn)確。對事實(shí)的分析和結(jié)論應(yīng)觀點(diǎn)鮮明、分寸適當(dāng)。語言要求概括、簡要。
2.對重大行動做出安排的決定，通常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對于重大的政治、行政、經(jīng)濟(jì)活動做出安排。撰寫要點(diǎn)，先講清形勢，說明部署的必要性、迫切性，再闡述展開行動的方針政策、原則與措施。文件結(jié)構(gòu)要層次分明。語言要嚴(yán)謹(jǐn)、莊重、明確，語氣肯定。
3.規(guī)定重要工作原則、辦法的決定，用于對重要工作做出規(guī)定性的安排。撰寫一般按條項(xiàng)形式安排內(nèi)容，要求分類準(zhǔn)確、嚴(yán)密、排列有序，對適用對象、有效范圍、工作辦法、時限、獎懲做出具體的規(guī)定。語言要求概括準(zhǔn)確、莊重有力。
二、指示
(一)指示的概念
指示是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文。
(二)指示的結(jié)構(gòu)
1.標(biāo)題。一般要寫明制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)容與文種。
2.主送機(jī)關(guān)。
3.正文。需寫明制發(fā)的根據(jù)、目的、指示事項(xiàng)與執(zhí)行的具體要求。
4.制發(fā)機(jī)關(guān)名稱與成文日期。
(三)撰寫要求
1.必須具有明確的政策依據(jù)和法律依據(jù)。
2.應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，具有明確的針對性。
3.指示的內(nèi)容應(yīng)明確具體，即工作目標(biāo)明確，政策界限清楚，措施與方法具體。文字表述條理清晰，簡明易懂。
三、通知
(一)通知的概念
通知是機(jī)關(guān)的常用公文，具有多種功能。
通知應(yīng)用廣泛，不受內(nèi)容制約。既可用于布置工作、傳達(dá)重要指示，也可用于知照一般事項(xiàng)。通知具有執(zhí)行性，多用于下行文。
(二)通知的結(jié)構(gòu)
1.標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種。如內(nèi)容簡單，不以正式公文格式印發(fā)，可只寫“通知”、“會議通知”、“任免通知”等。
2.主送機(jī)關(guān)。
3.正文。寫明制發(fā)通知的根據(jù)、目的、通知事項(xiàng)，常以“特此通知”結(jié)尾，必要時，在結(jié)尾可再次明確主題或作必要的說明。
4.制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。
(三)撰寫要求
1.主題集中。
2.重點(diǎn)突出，措施具體。
3.講求時效。
四、通報
(一)通報的概念
通報屬普發(fā)性下行文，可分為表揚(yáng)性通報、批評性通報、情況通報。通報有較強(qiáng)的時效性，主要用于反映新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新苗頭、新趨向，強(qiáng)調(diào)及時快捷。
(二)通報的結(jié)構(gòu)
1.標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)，表彰或批評的對象與事實(shí)性質(zhì)(情況)及文種。
2.主送機(jī)關(guān)。
3.正文。要寫明有關(guān)表彰(批評)對象的基本情況，需要表彰(或批評)的事實(shí)或需引起重視的重要情況，組織結(jié)論給予表彰(或處理)的決定，提出希望與要求。如為情況通報，還要寫明對策。
4.成文日期。
(三)撰寫的要求
1.通報的內(nèi)容必須具有典型性，即應(yīng)選新穎的具有代表性約典型事例，選擇與推動當(dāng)前中心工作密切相關(guān)的重要事項(xiàng)或重大情況，使廣大干部從中受到教育與啟示或引起廣泛的重視，進(jìn)而對工作起到引導(dǎo)與促進(jìn)的作用。
2.通報的材料必須經(jīng)過深入細(xì)致的調(diào)查和反復(fù)認(rèn)真的核實(shí)，不得有半點(diǎn)虛假和錯漏。
3.撰寫通報，應(yīng)使用說明與敘述的表達(dá)方式，通過平實(shí)而具體的敘事與人情人理的分析，使讀者心悅誠服，從而使通報達(dá)到倡導(dǎo)和鑒戒的作用。
五、批復(fù)
(一)批復(fù)的概念
批復(fù)是用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的下行文。
(二)批復(fù)的結(jié)構(gòu)
1.標(biāo)題。寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種，必要時在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”或“批準(zhǔn)”的態(tài)度。
2.主送機(jī)關(guān)，一般為請示單位。
3.要寫明所針對的請示日期與內(nèi)容(標(biāo)題)，如：“你局×月×日關(guān)于××××問題的請示收悉，答復(fù)如下”，然后寫批復(fù)內(nèi)容，以“批復(fù)”或“特此批復(fù)”結(jié)尾。
4.制發(fā)機(jī)關(guān)與成文日期。
(三)撰寫要求
1.在批復(fù)前必須進(jìn)行充分的調(diào)查研究工作。首先，應(yīng)認(rèn)真研究來文的內(nèi)容及其背景，審核其真實(shí)準(zhǔn)確性與必要性。其次，應(yīng)查閱有關(guān)的規(guī)定與指示，以便使批復(fù)的意見符合有關(guān)的方針政策與法律法規(guī)。第三，如屬業(yè)經(jīng)處理過的問題，則應(yīng)查閱前案處理的材料，以便對問題的處理具有連續(xù)性。第四，如請示的內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)(部門)的職權(quán)范圍，在批復(fù)時應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)(部門)對有關(guān)問題進(jìn)行協(xié)商并取得一致意見，避免相互矛盾與抵觸。
2.批復(fù)的意見應(yīng)明確、具體、可行。首先，要做到根據(jù)充分.觀點(diǎn)明確，所提意見與方案符合實(shí)際，具有可行性。其次，文字表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡要、語氣肯定，忌用模棱兩可易生歧解的詞語。
3.批復(fù)的中心內(nèi)容必須是圍繞請示事項(xiàng)予以有針對性的答復(fù)，不應(yīng)主題分散，離開請示事項(xiàng)發(fā)表空泛的意見。
