1、工作管理
秘書人員的工作有受支配、受制約的部分，也有自己支配的部分，這兩者需要秘書善于管理。
首先要有明確的工作計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容、分工或合作情況、工作步驟、方式方法、完成時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)要求等等，都要了然在胸。
其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地進(jìn)行。一般來說，受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后；重大工作用整段時(shí)間，集中精力去做，日常事務(wù)工作利用空余時(shí)間，分散去做。
但無論做什么工作都要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。
2、行為管理
通常對行為的理解，既包括行為方式，也含有言語、舉止、態(tài)度等因素。秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對象、不同的工作環(huán)境的來采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健Ｃ貢鍪乱蓛衾�，動作�?zhǔn)確到位。秘書在任何場合、任何工作時(shí)間都應(yīng)使自己的行為合乎禮儀的要求，做到穿著得體、談吐文雅、舉止落落大方。一般而言，秘書的言談、舉止、行為動作不宜呆板、遲緩，也不宜激烈、張揚(yáng)。應(yīng)保持一種冷靜、謙遜、隨和的形象。秘書尤其不能有意無意地賣弄才學(xué)，眩人耳目，而應(yīng)該謙虛謹(jǐn)慎，言詞簡要、清晰，語氣溫和、明朗。秘書還應(yīng)做到在任何場合都不背后議論上司的長短，不談?wù)摶蛐孤秳e人的隱私。
3、時(shí)間管理
秘書應(yīng)科學(xué)地支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。要善于利用大段或整段時(shí)間去處理復(fù)雜并具有連續(xù)性的工作；善于利用小段、零星時(shí)間去從事簡單或可間斷的工作。秘書還應(yīng)有效控制某些工作時(shí)間的彈性幅度，不要因無謂地敷衍而浪費(fèi)工作時(shí)間。秘書還應(yīng)養(yǎng)成定期記錄自己在一定時(shí)間內(nèi)的工作時(shí)間使用情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合工作成果作必要的調(diào)整，以提高工作效率。
4、辦公環(huán)境管理
秘書應(yīng)注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些不僅關(guān)系到秘書和其他工作人員的工作情緒和工作效率，更涉及到秘書所在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的形象。因此，秘書應(yīng)養(yǎng)成每天提早15分鐘到辦公室打掃、整理環(huán)境，遲幾分鐘下班清理辦公桌的良好習(xí)慣。辦公室和接待室應(yīng)保持窗明幾凈，辦公桌應(yīng)整潔美觀，文具、文件、電話機(jī)、電腦、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公用品應(yīng)分門別類，安放整齊而又隨手可及。秘書還要經(jīng)常清理自己的辦公桌抽屜、文件夾、資料柜等，既可清理廢紙廢物，又可及時(shí)發(fā)現(xiàn)遺忘的信函、文件，抓緊處理，避免積壓。這對提高秘書工作實(shí)際效率，樹立良好組織形象大有好處。
