□ 總則
一條 目的
為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規(guī)則。
二條 范圍
本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(yè)(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。
□ 承辦部門
三條 總收發(fā)部門
總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務部門辦理�？偸瞻l(fā)部門負責文書之收受及發(fā)送。
四條 管理部門
(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業(yè)務部門的文書，得以各該業(yè)務部門的最高主管部門為管理部門。
(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。
(三)關系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。? (四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。
五條 主辦及會辦部門
(一)文書內容所涉及的業(yè)務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。
(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門。
□ 行文
六條 行文類別
(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業(yè)各公司間及公司內各部門間行文使用。
(二)公告：就主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。
(三)便函：關系企業(yè)各公司、部門間或公司內各部門間業(yè)務接洽時使用。
(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
(五)電報：業(yè)務處理須以電報行文時使用。
(六)表格式公文：政府機關規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。
(七)其他：
.司法文書依據司法部門規(guī)定程序實施；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序實施。
.會議紀錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。
七條 行文名義、署名及印信借用
(一)對關系企業(yè)外機構行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：
.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：
屬政策性或影響公司重大權益的行文。
.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章：
對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。
.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。
①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。
②對當?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機構的行文。
③對稅務、金融機關的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。
.以公司名義，由經理署名、蓋經理職銜簽字章。
對本款二項所列以外的公家機構或公民營企業(yè)、法人團體的行文。
營業(yè)、資料、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。
.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。
營業(yè)、資材、工務等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。，
