筆者在對一些企業(yè)進行工作分析實踐之基礎上，提出實施工作分析的操作步驟及需要重點注意的問題。
工作分析是指對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的七W：
(1)用誰做(Who)
(2)做什么(What)
(3)何時做(When)
(4)在哪里做(Where)
(5)如何做(How)
(6)為什么做(Why)
(7)為誰做(Whom)
工作分析的結(jié)果或直接成果是形成有關工作的職務說明書。職務說明書又稱工作說明書，是記錄工作分析結(jié)果的文件，它把所分析職務的職責、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序和方法、執(zhí)行標準、任職資格等信息以文字形式下來，以便管理人員使用。工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎，只有在客觀、準確的工作分析基礎上才能進一步建立科學的招聘、培訓、考核及薪酬體系。但由于我國企業(yè)工作分析剛剛起步，在實踐過程中會遇到許多困難。筆者在對一些企業(yè)進行工作分析實踐之基礎上，提出實施工作分析的操作步驟及需要重點注意的問題。
步驟0：確定工作分析可展開的前提條件
企業(yè)管理工作是一個整體。工作分析可順利展開的前提條件是：
1、有關組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對穩(wěn)定性;
2、在組織結(jié)構(gòu)基礎上，工作流程及部門責任已確定;
3、每個部門應有的工作職位也已明確。
國內(nèi)有些企業(yè)在對現(xiàn)行人力資源系統(tǒng)進行變革時，沒有將其與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進行立項。這樣做的
結(jié)果對工作分析，以及其后的工作評價、建立考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。所以在進行工作分析前，首先要進行組織機構(gòu)調(diào)整和部門責任和部門職位的確定。
步驟1：建立工作小組，并制定工作分析實施計劃
如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，可從外面聘請有關專家作為工作小組顧問。所聘專家不但具有工作分析方面的理論功底,更重要的是對我國企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)狀的深入了解和把握，最好是有在國內(nèi)其他企業(yè)從事工作分析的實踐經(jīng)驗。
工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務。所以最好建立由最高層領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。外請專家參加領導小組，并作為工作小組的顧問。
工作小組主要由公司人力資源部牽頭，由人力資源部部分成員及各主要部門(如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售)暫借人員組成。部門參加人員要熟悉部門內(nèi)各崗位工作及職責、具有一定理論能力和寫作能力，并具有全局觀念和較強的責任感。
工作分析實施計劃的制定，應根據(jù)公司需要、任務量(職位復雜性與多少)、專家的意見及工作小組實施能力的強弱而定。
步驟2：調(diào)查方法的選擇及工具擬定
目前國內(nèi)企業(yè)采納最多的是將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。所以本文重點就這兩種方法進行介紹。
一、 調(diào)查問卷的選擇和修改
問卷調(diào)查法在西方發(fā)達國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。成熟的問卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個主要方面。對于我們這樣一個在工作分析剛剛起步的國家，采取成熟的國外問卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動地照搬并不可取。工作小組首先對備選問卷進行討論，擇出最符合本次任務的問卷，然后再對問卷進行修改。修改過程中應注意以下幾個方面：
1、明確本次工作分析的主要目標，對項目進行相應增補和刪除。工作分析具有不同用途。為選拔、培訓及考核進行的工作分析重點是清楚地了解各種工作的內(nèi)容、職責及任職資格(尤其是能力和知識結(jié)構(gòu)及水平);為工作評價和薪酬體系設計進行的工作分析則需要對一項工作進行全面分析，以便能夠完整了解該工作的各項特征，如所承擔各類責任的大小、難度、復雜程度、決策水平、能力層次及工作環(huán)境壓力等。我國大多數(shù)企業(yè)過去沒有搞過工作分析，第一次進行這項工作很難達到完美，也不應該過分追求完美。第一次進行企業(yè)工作分析最好對上述目標有所選擇，并對原問卷項目進行考查，刪除關系不大的項目，增加問卷中沒有，但與調(diào)查目的密切相關的項目。
2、考查和修改問卷用語，以保證其簡單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。
3、問卷盡可能精煉、簡短。問卷項目太多會使填寫人產(chǎn)生厭煩心理，從而影響問卷調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量。所以在保證項目完整的基礎上應盡可能減少項目數(shù)量，一般來說，填寫時間最好在1小時之內(nèi)。
4、工作小組對每個問題及選擇項目的具體含義進行討論，對有歧義的問題進行統(tǒng)一規(guī)定(如下表)。
二、 訪談題綱的擬定
訪談由于其可以面對面與受訪者交流，所以能夠?qū)μ囟▋?nèi)容進行更詳細、深入的了解，并可以得到問卷調(diào)查可能漏掉的內(nèi)容。為了有效地使用訪談法，在最短時間內(nèi)得到盡可能多的有用信息，在訪談實施前首先應確定結(jié)構(gòu)化的訪談題綱。下面是一份較為規(guī)范的訪談題綱所包含的主要內(nèi)容：
基本資料：職位名稱、主管部門、所屬部門、工作地點、直接主管、監(jiān)督者等
1.本職位設置的目的是什么?
2.按順序列舉說明本職位的工作責任及其重要性。
(責任分為每日，一定時期內(nèi)與偶爾負擔等三種類型)
1)每日必做的以及完成此任務花費時間的百分比
2)一定時期必做的工作(月，周，季度)以及完成該任務的時間百分比
3)偶爾要做的工作以及完成該任務的時間百分比
3. 對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的?這些教育與知識可以從學校獲得，可以自學或通過在職培訓及工作實踐獲得。如：任職者能夠讀寫并理解基本的口頭或書面的指令;任職者能夠理解并執(zhí)行工作程序，以及理解上下級的隸屬關系，具備本職位工作需要的專業(yè)知識;具備商業(yè)管理與財政等方面的基礎知識與技能等。
