財務情況說明書是對企業(yè)一定會計期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉(zhuǎn)、利潤實現(xiàn)及分配等情況的綜合性分析報告，是財務報告的重要組成部分。它既是閱讀報表的前提條件，也是對會計報表內(nèi)容的若干補充。
一、要明確編寫財務情況說明書的要求
編寫財務情況說明書一般要做到突出重點、兼顧一般；注重時效、觀點明確、抓住關(guān)鍵；客觀公正、真實可靠；報告清楚、文字簡練。具體如下：
1．突出重點、兼顧一般：如對上級領導比較關(guān)心的問題和當前經(jīng)濟運行重點、熱點、變動指標比較大的情況進行分析。
2．注重時效、觀點明確、抓住關(guān)鍵：注重時效就要求及時將財務情況說明書編寫出來，否則，時過境遷，分析報告就失去作用。為此，要在“快”字上下功夫，這就要求平時多積累信息，信息越多，寫出材料就越好，不僅對數(shù)據(jù)進行搜集，還要對環(huán)境數(shù)據(jù)（非財務數(shù)據(jù)，國家宏觀政策，財政部制定并出臺的相關(guān)政策）也要進行搜集。在報告期結(jié)束前即把分析表所需的本期數(shù)、上期實際數(shù)填好，做好必要的調(diào)整指標及可比口徑等準備工作；在報告期末與財務報表工作緊密配合，及時進行有關(guān)指標的分析。時效性對報告質(zhì)量影響很大，若時效性不強，對決策意義不大，甚至出現(xiàn)負面影響。觀點明確就是讓人看出你寫的當期經(jīng)營情況到底怎么樣，不能模棱兩可，總之一句話知道你要講什么。抓住關(guān)鍵就是要有主有次抓住問題，讓人看出企業(yè)當期經(jīng)營情況到底怎么樣。
3．客觀公正、真實可靠：客觀就是既要肯定成績，又要指出問題，既要報喜，又要報憂；真實就是說明情況和問題要實事求是，有一說一，有二說二，不夸大，不縮小，不隱瞞或歪曲事實真相，不搞假數(shù)據(jù)真分析。
4．報告清楚、文字簡練：一篇文章要結(jié)構(gòu)清楚，看的人也舒服，如果缺乏條理、缺乏邏輯你分析的再好也可能達不到效果，因此要做到文字簡潔精煉，篇幅不宜冗長，不要貪多求全，要突出重點。
二、要制定財務情況說明書相對固定的編寫格式
公司應根據(jù)實際情況編制財務情況說明書固定格式，因財務情況說明書是一份公文，其應有相對固定的格式，便于公司投資者、債權(quán)人和管理者的閱讀與理解，更好地為他們提供信息。筆者認為，一份完整財務情況說明書應主要包括以下幾方面：
1．企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況。企業(yè)主營業(yè)務范圍和附屬其他業(yè)務，納入年度會計決算報表合并范圍內(nèi)企業(yè)從事業(yè)務的行業(yè)分布情況；未納入合并的應明確說明原因；企業(yè)人員、職工數(shù)量和專業(yè)素質(zhì)的情況；報表編報口徑說明。本年度生產(chǎn)經(jīng)營情況，包括主要產(chǎn)品的產(chǎn)量、主營業(yè)務量、銷售量（出口額、進口額）及同比增減量，在所處行業(yè)中的地位，如按銷售額排列的名次；經(jīng)營環(huán)境變化對企業(yè)生產(chǎn)銷售（經(jīng)營）的影響；營業(yè)范圍的調(diào)整情況；新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝開發(fā)及投入情況。開發(fā)、在建項目的預期進度及工程竣工決算情況。經(jīng)營中出現(xiàn)的問題與困難，以及需要披露的其他業(yè)務情況與事項等。
2．利潤實現(xiàn)、分配及企業(yè)盈虧情況。主營業(yè)務收入的同比增減額及主要影響因素，包括銷售量、銷售價格、銷售結(jié)構(gòu)變動和新產(chǎn)品銷售，以及影響銷售量的滯銷產(chǎn)品種類、庫存數(shù)量等。成本費用變動的主要因素，包括原材料費用、能源費用、工資性支出、借款利率調(diào)整對利潤增減的影響。其他業(yè)務收入、支出的增減變化，若其收入占主營業(yè)務收入10%（含10%）以上的，則應按類別披露有關(guān)數(shù)據(jù)。同比影響其他收益的主要事項，包括投資收益，特別是長期投資損失的金額及原因；補貼收入各款項來源、金額、以及扣除補貼收入的利潤情況；影響營業(yè)外收支的主要事項、金額。利潤分配情況利潤表中的項目，如兩個期間的數(shù)據(jù)變動幅度達30%（含30%）以上，且占報告期利潤總額10%含10%）以上的，應明確說明。說明內(nèi)容還包括：會計政策變更的原因及其對利潤總額的影響數(shù)額，會計估計變更對利潤總額的影響數(shù)額。
3．資金增減和周轉(zhuǎn)情況。各項資產(chǎn)所占比重，應收賬款、其他應收款、存貨、長期投資等變化是否正常，增減原因；長期投資占所有者權(quán)益的比率及資產(chǎn)損失情況，包括待處理財產(chǎn)損益主要內(nèi)容及其處理情況，按賬齡分析三年以上的應收賬款和其他應收款未收回原因及壞賬處理辦法，長期積壓商品物資、不良長期投資等產(chǎn)生的原因及影響。流動負債與長期負債的比重，長期借款、短期借款、應付賬款、其他應付款同比增加金額及原因；企業(yè)償還債務的能力和財務風險狀況；三年以上的應收賬款和其他應付款金額、主要債權(quán)人及未付原因；逾期借款本金和未還利息情況。企業(yè)從事證券買賣、期貨交易、房地產(chǎn)開發(fā)等業(yè)務占用資金和效益情況。資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益項目中，如兩個期間的數(shù)據(jù)變動幅度達30%（含30%）以上，且占報告期資產(chǎn)總額5%（含5%）以上的，應明確說明原因。
三、通過運用合適的分析方法對會計報表相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析
會計報表相關(guān)數(shù)據(jù)分析是以會計報表為依據(jù)，對企業(yè)償債、營運和獲利能力所做出的分析，可使報表使用者正確揭示各種會計數(shù)據(jù)之間存在的關(guān)系，能全面反映企業(yè)經(jīng)營成績和財務狀況。讓會計數(shù)據(jù)“說話”，其方法很多，主要有以下幾種：
1．平衡分析法。利用“資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益”的平衡原理分析各賬戶間的關(guān)系及變化。
2．比較分析法，或叫對比分析法。如分析計劃完成情況，用實際數(shù)同計劃數(shù)進行比較，來檢查分析計劃的執(zhí)行情況；如比歷史水平，用本期實際數(shù)同上期或歷史最好年份（或正常年份）的數(shù)據(jù)進行比較，看發(fā)展變化情況；又如比先進，用本企業(yè)數(shù)據(jù)指標同本行業(yè)中的先進企業(yè)進行比較，或用本企業(yè)的產(chǎn)品同國內(nèi)外同類產(chǎn)品的數(shù)據(jù)指標進行比較，以便制訂趕超目標等。
3．因素分析法，或稱連環(huán)替代法。先確定計劃與實際或本期與前期的差距諸因素，然后假定一個因素為可變，其余為不變，依法替換，以測定這些因素變動對數(shù)據(jù)指標的影響程度。
4．趨勢分析法。將數(shù)據(jù)指標連續(xù)幾年排列在一起進行比較，以測定本期財務狀況的變化趨勢。一般作成統(tǒng)計圖表加以比較，也可采用比較表。
5．比率分析法。用同期會計報表中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行比較，求出它們之間的比率。國家規(guī)定工業(yè)企業(yè)財務評價指標，就使用了這種方法。
通過采用二、三種分析方法，可以檢查企業(yè)經(jīng)營計劃或目標的執(zhí)行情況，評價經(jīng)營業(yè)績，并找出差距，查明原因，總結(jié)經(jīng)驗，提出改進措施，為下一步經(jīng)營決策作出和制定經(jīng)營方針目標提供依據(jù)。
四、要注重財務情況說明書的編寫步驟
1．做好資料的收集、積累、整理等準備工作。這是提高工作效率和工作質(zhì)量的保證，應從兩方面著手：數(shù)據(jù)指標的收集和整理。如計劃數(shù)、定額、預算、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)、同類產(chǎn)品等數(shù)據(jù)，若平時注重收集則分析時就可信手拈來。典型事例的調(diào)查。對企業(yè)重要經(jīng)濟活動、會議、事件要注意了解掌握，必要時到現(xiàn)場進行實地調(diào)查，記錄在案，供編寫說明書時采用。調(diào)查到的情況有時可以從會計報表的數(shù)據(jù)得到證實，會計報表上的數(shù)據(jù)又可以進一步擴大線索，進一步調(diào)查核實。使活情況與死數(shù)字結(jié)合起來，相互印證。使說明書既有數(shù)據(jù)又有實例，更具說服力。
2．要分工負責，協(xié)同作戰(zhàn)。大型企業(yè)一般情況下組織結(jié)構(gòu)較復雜，分工細致，因此，在編寫財務情況說明說時不應該也不可能由一人來完成全部的編寫工作，可以按照業(yè)務分工分頭編寫，并安排好進度，最后由一人匯總修改，以防止相互矛盾。為使說明書編寫規(guī)范化，可規(guī)定一定程式，擬個提綱，列出大體框架，有些數(shù)據(jù)可列示表式留出空格，等到會計報表數(shù)據(jù)出來再填進表格內(nèi)，這有利于分工編寫，并能加速編寫過程。
3．審查上報。財務部負責人應將財務情況說明書向總經(jīng)理辦公會議匯報，經(jīng)討論通過后才能報出。
五、在編寫財務情況說明書中需要注意的一些問題
1．避免說套話、使用空洞的詞藻，要開門見山。
2．避免數(shù)字的文字化，拉長篇幅。一些數(shù)據(jù)用表式列示，可以省略文字表述。
3．避免有情況無分析。財務情況說明書要通過分析讓讀者了解企業(yè)在報告期的財務狀況和經(jīng)營成果的總評價，還要知道哪些業(yè)務經(jīng)營得好，哪些業(yè)務經(jīng)營得不好等具體信息。不能只羅列現(xiàn)象，不分析問題，就數(shù)字論數(shù)字，搞數(shù)字游戲，例如有的指標基數(shù)低，計算出來的完成率或者增長率可能很大，有時翻幾番、幾十番，夸大成績易使人誤解，因此要進行分析，不能只看百分比。
4．不要把會計報表編制說明寫進財務情況說明書�！镀髽I(yè)財務會計報告條例》規(guī)定，對會計報表的編制基礎、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項目所作的解釋，屬于會計報表附注。它是為便于會計報表使用者理解會計報表的內(nèi)容而對會計報表的編制附加的說明，不應作為財務情況說明書的內(nèi)容。
5．不要把財務情況說明書寫成經(jīng)濟活動分析報告。在說明書中所表述的生產(chǎn)經(jīng)營情況只能是概括的，過于詳盡就成了經(jīng)濟活動分析。財務情況說明書主要是由財務部門編寫，不僅供內(nèi)部管理需要，而且要滿足企業(yè)外部特別是投資者和債權(quán)人對本企業(yè)了解、考核、評價和監(jiān)督的要求。
6．財務情況說明書是根據(jù)現(xiàn)成的數(shù)據(jù)資料經(jīng)過加工整理編寫的，應憑數(shù)據(jù)說話。不要把財務工作總結(jié)、工作報告、經(jīng)驗介紹、調(diào)查研究、問題探討等寫入財務情況說明書。
通過明確編寫財務情況說明書的要求，并制定相對固定的寫作格式，在編寫財務情況說明書時采用較合適的分析方法與編寫步驟，并在編寫財務情況說明書時注意一些問題，一般就能編寫出一份合格完整的財務情況說明書，以便更好地為公司投資者、債權(quán)人和管理者提供報表資料信息及決策依據(jù)。
